Consultoría Condesot brinda el servicio de consultoría para pequeñas empresas y medianas, soluciones completas de los siguientes procesos administrativos:
-Diseño de procedimientos administrativos
1. Definición de los procedimientos administrativos y la oficina
2. Diseño de procedimientos administrativos
3. Diagramación de procedimientos administrativos
4. Examen, diseño y control de formatos
5. Elaboración de manual de procedimientos administrativos
1.1 Definir las características de los procedimientos, así como la clasificación de los mismos, de acuerdo con las necesidades de la unidad organizacional, para dar orden al trabajo realizado en la oficina.
1.1.1. Los sistemas y procedimientos administrativos
Existen diversas definiciones de sistemas y procedimientos. A continuación te presentamos algunas relacionadas con el ámbito administrativo:
Otra definición de sistema, lo considera como una reunión o conjunto de elementos relacionados que interactúan entre si para lograr un fin determinado.
-Procedimiento: Un procedimiento es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos en un tiempo (sucesión cronólogica), que permiten realizar una actividad o un trabajo correctamente. También se entiende como procedimiento al conjunto determinado de etapas a seguir con un principio y un fin previamente establecidos.
-Sistema. La palabra sistema (proviene del latín systema, es un conjunto de elementos interrelacionados e inter-actuantes entre sí, es decir, una combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia.
En administración se entiende que un sistema es una red de procedimientos relacionados entre si.
-Sistemas y Procedimientos. En el campo de la administración, los sistemas y procedimientos se entienden como el conjunto de elementos integrados entre sí, que están dispuestos en una serie de pasos establecidos para lograr un fin.
Los sistemas y procedimientos implican una serie de funciones o pasos empleados por la dirección para que su labor o cualquier trabajo, sea desempeñado con mayor eficiencia, efectividad y economía.
En las instituciones, las unidades de sistemas y procedimientos estudian o analizan la organización, sus sistemas administrativos con el fin de proponer y en su caso diseñar, implantar, actualizar los sistemas existentes para permitir evaluar su eficiencia en el logro de los objetivos establecidos, haciéndose posible con ello el aprovechamiento racional de los recuros humano, materiales y financieros.
Para conocer más acerca de la función principal de sistemas y procedimientos, es necesario desarrollar y conocer los campos que intervienen.
Se entiende como campo de los sistemas y procedimientos al área donde se realiza el proyecto (finanzas, ventas, proveedores) es parte integral del trabajo de cada ejecutivo. Cada persona que supervisa, dirige o administra tiene ciertas actividades que van en relación con las que realizan sus subordinados.
La función de un sistema o procedimiento, determina lo que va hacerse para después valorar lo que se ha hecho. El como se hacen las cosas, las formas y medios que se emplean para llevar a cabo las tareas asignadas y la metodología de los procesos de trabajo empleados.
Para poder llevar a cabo su responsabilidad una unidad de sistemas y procedimientos tiene que cumplir con las siguientes funciones:
1.1.2. Clasificación de los procedimientos
Los procedimientos se pueden clasificar como sigue:
Son aquellas identificados con la fábrica, proyecto de construcción, mantenimiento, operación, etc.
Quedan incluidos en esta clasificación los procedimientos (manuales o mecánicos) que se utilizan en la fabricación construcción y mantenimiento de objetos, así como el manejo de las partes y materiales utilizados. Es decir, aquí se clasifican los procedimientos relacionados con la producción de bienes. (Cosas, objetos, muebles, artículos de lujo, de consumo, etc.)
Son los que se identifican con toda la función administrativa, como son los procedimientos de manejo de documentación, información, proyectos programas de trabajo, presupuestos, normas de trabajo, contabilidad, control de producción sin importar si se realizan en la fabrica o en la oficina. Se relacionan con la producción de servicios (Trabajos que hace la gente, atención al público, trabajo de oficina, etc.)
Por su área de aplicación los procedimientos se clasifican considerando las diferentes áreas o departametos de la organización, por ejemplo:
a) Finanzas
b) Ventas
c) Producción
d) Mantenimiento
e) Recursos Humanos
Esta clasificación considera a la naturaleza de los sistemas y los clasifica en cerrados o abiertos (7):
a) Sistemas cerrados: No presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recurso externo y nada produce que sea enviado hacia afuera.
En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente.
Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas. Generalmente se clasifica a las máquinas como sistemas cerrados
b) Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa, La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto organización.
Los sistemas abiertos presentan intercambio con el ambiente. No puedem vivir aislados.
Los sistemas cerrados, cumplen con el segundo principio de la termodinámica que dice que "una cierta cantidad llamada entropía, tiende a aumentar al máximo".
Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza física en dirección a un estado de máximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de la entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado de creciente orden y organización (entropía negativa).
Los sistemas abiertos restauran su propia energía y reparan pérdidas en su propia organización. El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de la organización y de la sociedad.
2. Diseño de procedimientos administrativos
2.1 Diseñar los procedimientos administrativos de la oficina, de acuerdo con la normatividad establecida, para agilizar la realización de las actividades.
2.1. Estructura de los procedimientos
Para su diseño, los procedimientos deben observar una estructura básica que incluye la inclusión de las siguientes partes;
- Metodos
Por método entendemos una serie de pasos sucesivos, con un principio y una finalidad previamente determinados.
El método es un orden que se debe imporner a los diferentes procesos necesarios para lograr un fin dado o resultados. El establecimiento del mejor método dependerá en todo caso de las características de la empresa y de los resultaodos que se espera obtener a partir de la aplicación de un procedimiento en concreto.
- Actividades
Son la cantidad de trabajo específico que debe realizar una persona para realizar una o varias funciones.
- Secuencia.
En matemáticas se dice que "una secuencia es una concatenación de símbolos obtenidos a partir de una sucesión (3). En administración, el concepto de secuencia es semejante ya que involucra a un conjunto de actividades cronológicamente relacionadas. Es decir, actividades que ocurren en una sucesión de tiempos.
- Comportamiento organizaciónal
Se conoce como comportamiento organizacional al estudio y aplicación de los conocimientos acerca de la forma en que las personas --individual y grupalmente-- actúan dentro de las organizaciones.
El comportamiento organizacional trata de identificar maneras en que los individuos pueden actuar con mayor efectividad. El comportamiento organizacional es una disciplina científica a cuya base de conocimientos se agrega constantemente una gran cantidad de investigaciones y desarrollos conceptuales. Pero también es una ciencia aplicada, ya que la información sobre prácticas efectivas en una organización puede extenderse a muchas otras que tengan similares características.
El comportamiento organizacional brinda un conjunto útil de herramientas en muchos niveles de análisis. Por ejemplo, ayuda a que los administradores observen el comportamiento de los individuos en la organización. También facilita su compresión de la complejidad de las relaciones interpersonales, en las que interactúan dos personas (dos compañeros de trabajo o un par formado por un superior y un subordinado),
En el nivel siguiente, el comportamiento organizacional es valioso para examinar la dinámica de las relaciones en grupos pequeños, tanto en equipos formales como en grups informales. Cuando es necesario que dos grupos o más coordinen sus esfuerzos, como por ejemplo en las áreas de ingeniería y ventas, los administradores se interesan en las relaciones intergrupales que surgen.
Los objetivos del comportamiento organizacional son: El primer objetivo es describir sistemáticamente cómo se comportan las personas en condiciones distintas. Lograrlo permite que los administradores se comuniquen con un lenguaje común respecto del compotamiento humano en el trabajo.
Un segundo objetivo es entender por qué las personas se comportan como lo hacen. Los administradores se frustarán si sólo pudieran hablar acerca del comportamiento de sus empleados sin entender las razones subyacentes. Por ende, los administradores interesados, aprenden a sondear en busca de explicaciones. Predecir el comportamiento futuro de los empleados es otro objetivo del comportamiento organizacionaL.
En teoría, los administradores tendrían la capacidad de predecir cuáles empleados serán dedicados y productivos, y cuáles se caracterizarán por ausentísmo, retardos o conducta perturbadora en determinado momento (de modo que sea posible emprender acciones preventivas).
El objetivo último del comportamiento organizacional es controlar, al menos en parte, y desarrollar cierta actividad humana en el trabajo.
Los administradores son responsables de los resultados de rendimiento, por lo que, les interesa de manera vital tener efectos en el comportamiento, el desarrollo de habilidades, el trabajo de equipo y la productivdad de los empleados. Necesitan mejorar los resultados mediante sus acciones y las que sus trabajadores, y el comportamiento organizacional púeda ayudarles a lograr dicho propósito.
- Formas
Con la complejidad del entramado empresarial y de los procesos de producción que aparecen después de la revolución industrial, surgieron nuevas formas de control de la producción y del trabajo que dieron lugar a las modernas formas de sistematización en las organizaciones. En general, en esta etapa, se destacan dos formas:
1) El Taylorismo
Es una forma de organización que busca establecer procedimientos para lograr lo que denomina" la administración científica del proceso productivo en la empresa".
La idea se propuso en 1911 la obra "The Principles of Scientific Management", (Los principios de la administración científica) de F. Taylor que planteada la importancia de la especialización de las funciones en el trabajo y la estandarización de los procedimientos a seguir.
A partir del estudio de la forma que empleaban los trabajadores más productivos en las distintas empresas y el riguroso cronometraje de sus acciones, F. W. Taylor llegó a la conclusión de que las actividades y tareas debían realizarse con el menor esfuerzo y el menor tiempo eliminando pasos innecesarios y movimientos duplicados o que no eran importantes a fin de reducir los costos de fabricación. El trabajador debería trabajar en un ambiente propicio, sin distracciones y contar con todos los recursos necesarios a su disposición y fácil alcance. Taylor establecía que el trabajo intelectual y el manual deberían estar separados, ya que al primero le correspondía organizar, dirigir y supervidar al trabajo manual.
2) El trabajo en Cadena ("Fordismo")
El trabajo en cadena fue aplicado con éxito en las fábricas de automóviles de Henry Ford y por ello se le denomina "Fordismo". En realidad constituye una aplicación rigurosa del Taylorismo Ford a un número cada vez mayor de consumidores.
- Áreas de responsabilidad.
Las unidades administrativas están constituidas por áreas de responsabilidad o unidades orgánicas.
Estas áreas constituyen cada una de las partes de la organización, de su estructura; son las que agrupan las funciones, las actividades, las personas y representan los niveles de autoridad de responsabilidad y de jerarquía.
- Relaciones
Las relaciones permiten realizar las funciones y
las actividades y además, aprovechan la división
del trabajo, preservan la autoridad y las respectivas
jerarquías. Entre las relaciones y las unidades existe
una interacción de influencia.
Las relaciones a las cuales nos referimos son las de
carácter formal; pero en las organizaciones existen
otras relaciones de contenido diferente.
Las relaciones pueden ser:
1. Formales.
S e consideran así a las relaciones que se dan
dentro de la estructura organizacional, y que
permiten efectuar las funciones y actividades,
establecen la autoridad y las jerarquías, o sea, las
relaciones entre superiores y subordinados, entre
personas del mismo nivel ó en el departamento en
niveles diferentes, entre personas que pertenecen a
la empresa y quienes están fuera de ella.
Las relaciones de autoridad de superior a
subalterno, por medio de las cuales aquel delega
autoridad en éste, quién a su vez la delega a otro,
y así sucesivamente forman una línea que va
desde la cima hasta el fondo de la estructura
orgánica.
La autoridad así formada a dado origen a la
expresión “autoridad de línea”. Esta línea de
autoridad consiste en una serie continua de
escalones de autoridad ó rangos que constituyen
las jerarquías existentes en toda clase de
organizaciones.
La autoridad lineal la comprende fácilmente el
personal de una empresa. Un superior manda
directamente a los subalternos; y esta es la esencia
de la autoridad lineal.
Las relaciones de autoridad son entonces una línea
directa entre el superior y los subalternos cada uno
sabe de quién recibe ordenes y a quién debe informar.
Por otro lado y como apoyo a los niveles
ejecutivos, existe la “autoridad staff”.
En la mayoría de las empresas, el empleo del
término staff en las estructuras de organización
puede deberse a la necesidad de ayuda en el manejo de los datos necesarios para la toma de
decisiones; es decir los funcionarios staff ayudan a
los funcionarios de línea para que lleven a cabo sus
funciones administrativas. Por esto se asigna
frecuentemente a los funcionarios staff una “autoridad de ideas” y a los funcionarios de línea
una “autoridad para dar ordenes”.
Autoridad lineal y staff
Informales (o no formales).
Son todas las relaciones establecidas entre las múltiples unidades de organización y que
representan relaciones no marcadas ni vinculadas
con la estructura Organizacional, pero que
representan un apoyo importante a las relaciones
formales para conseguir los objetivos marcados.
Generalmente las relaciones no formales no
aparecen en los diagramas institucionales.
- De coordinación. Las relaciones de
coordinación existen entre áreas de igual nivel
de responsabilidad en una organización.
- De ámbitos de competencia. Las relaciones de ámbitos de competencia existen entre áreas cuyas responsabilidades les corresponden con exclusividad.
• Políticas
Las definiciones existentes de política
organizacional la enfocan básicamente al uso del
poder para influir en la toma de decisiones de la
organización. “Para nuestros fines definiremos
la conducta política en las organizaciones como las
actividades que no se requieren como parte de la
función formal de la organización pero que ejercen una influencia, o pretenden ejercerla, en la
distribución de ventajas y desventajas en la
empresa”. Las políticas en consecuencia son las
actividades dirigidas al ejercicio del poder dentro
de la organización.
- De operación
Las políticas de operación definen áreas a través de
las cuales se “operará” o ejercerá el poder, y al
hacerlo determinan cuáles son los niveles
jerárquicos de la empresa en donde se tomarán las
decisiones más relevantes para ésta.
Las políticas de operación en una organización, se
encuentran relacionadas con los siguientes
factores:
- De control
Los gerentes siempre han encontrado conveniente
comprobar o vigilar lo que sé esta haciendo para
asegurar que el trabajo de otros esta progresando
en forma satisfactoria hacia el objetivo
predeterminado.
Establecer un buen plan, distribuir las actividades
componentes requeridas para ese plan y la
ejecución exitosa de cada miembro no asegura que
la empresa será un éxito. Pueden presentarse
discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos
inesperados y habrán de ser comunicados con
rapidez al gerente para que se emprenda una
acción correctiva.
Son actividades importantes dentro de las políticas
de control, las siguientes:
a. Comparar los resultados con los planes generales.
b. Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
c. Idear los medios efectivos para medir lasoperaciones.
d. Comunicar cuales son los medios de
medición.
e. Transferir datos detallados de manera que
muestren las comparaciones y las
variaciones.
f. Sugerir las acciones correctivas cuando sean
necesarias.
g. Informar a los miembros responsables de las
interpretaciones.
h. Ajustar el control a la luz de los resultados del
control.
- De decisión
Una decisión es el producto final de un proceso
específico, en este caso, de un grupo de personas
u organizaciones. Las políticas de decisión están
relacionadas con la implantación del
procedimiento.
La toma de decisiones implica realizar una elección
entre las alternativas o formas procedí mentales
para resolver diferentes situaciones que se
presentan a la organización.
Las políticas de decisión consisten, básicamente,
en elegir una alternativa entre las disponibles, o
implantar un procedimiento desarrollado a fin
resolver un problema actual o potencial, en este
sentido, las políticas de decisión estarán dirigidas a
la solución o prevención de problemas de la
organización respectivamente.
• Clasificación de los procedimientos
Una clasificación de los procedimientos incluye lo
siguientes rubros:
1) Procedimientos naturales: Son los existentes
en el ambiente natural sin que intervenga el
ser humano para su creación
2) Procedimientos artificiales: Son los creados por
el hombre dentro de una organización
3) Procedimientos sociales: Son aquellos que se
encuentran Integrados por personas cuyo
objetivo tiene un fin común.
4) Procedimientos hombre-máquina: Describen la
relación del operador con un equipo
determinado
5) Procedimientos temporales: Se refiere a
aquellos que tienen una duración perentoria,
es decir, duran cierto período de tiempo y
posteriormente desaparecen.
6) Procedimientos permanentes: Son aquellos en
que el factor tiempo es más constante. Duran
mucho más que las operaciones que en ellos se
realizan
7) Procedimientos estables: Sus propiedades y
operaciones no varían esencialmente o lo
hacen solo en ciclos repetitivos.
8) Sistemas inestables: No son constantes y se
modifican u observan ajustes dependiendo de
factores tales como tiempo y recursos.
9) Procedimientos subordinados: Implican
procedimientos inscritos en un sistema original
de referencia.
10) Procedimientos supraordenad: Consisten en
procedimientos extremadamente complejos,
que incorporan para su realización
procedimientos
• Selección de los procedimientos
El objetivo general de todo estudio y análisis de
procedimientos es simplificar los métodos de
trabajo, eliminar las operaciones y la papelería
innecesaria, con el fin de reducir los costos y dar
fluidez y eficacia a las actividades. Este lleva a
mejorar la calidad del procedimiento.
Existen objetivos secundarios que se refieren a:
- Recolección y estudio de la información
La operación para recolectar y estudiar la
información es básicamente lo que
denominaremos un análisis. El análisis se basa en
hacer una serie de preguntas, con el fin de
determinar las actividades estrictamente necesarias
para realizar cierto trámite o proporcionar un
servicio. ¿Qué se hace?…… ¿Es necesario
hacerlo?.......El propósito es eliminar partes
innecesarias.
En este tipo de preguntas se cuestiona la
naturaleza o tipo de labores que se realizan en la unidad administrativa y los resultados que se
obtienen.
También se busca la justificación de la
existencia de un trabajo o de su procedimiento; de
igual forma, se pretende conocer el propósito de
las actividades que integran el procedimiento.
Lugar: ¿Dónde se hace?…. ¿Es necesario hacerlo ahí?...... Cambiar cuando sea necesario.
Estas preguntas se refieren a la ubicación
geográfica y al domicilio de las oficinas, la
funcionalidad de los locales y la distribución
interna de los espacios en relación a las actividades
del personal.
Sucesión: ¿Cuándo se hace?…. ¿Es necesario
hacerlo entonces?.....Ordenar de nuevo la sucesión
o cambiar el orden de las operaciones.
En estas preguntas se trata de obtener la
información sobre la estacionalidad y secuencia de
trabajo, así como los horarios y tiempos requeridos
para obtener resultados o terminar una actividad.
Persona: ¿Quién lo hace?…. ¿Podría hacerlo mejor
en persona?....Adecuar funciones y
responsabilidades.
Se trata de definir a las unidades administrativas
que intervienen en el procedimiento y al factor
humano, ya sea como individuos o como grupos y
sus aptitudes en la realización de una tarea
específica y actitudes que adopta en la realización
del trabajo.
Medios: ¿Cómo se hace?…. Es más económico de
esta forma?......Simplificar la operación, reducir
costos.
Preguntas que se refieren a los métodos y técnicas
aplicados para realizar el trabajo, y la manera en
que se han adoptado y aplicado en la unidad
administrativa.
Cada pregunta se puede ampliar en:
